تحقیق سریع (بخش سوم)

مطالعه بخش دوم تحقیق سریع

“پژوهش ارزش ندارد، مگر اینکه همراه با تصمیمات و اقدامات لازم باشد”.

مرحله 4: ترجمه (تبدیل علاقه‌مندان به قهرمانان فعال در پیدا کردن راه حل)

حتی هنگامی که شما با یافته‌های بدست آمده از تحقیق موافق هستید و آنها را قبول دارید، ذینفعان ممکن است هنوز هم درباره آنچه تحقیق می‌کنند، اختلاف نظر داشته و انجام فعالیت در رابطه با آن را بیهوده بدانند. به همین دلیل، در پایان کار از ذینفعان خود بخواهید با شما همکاری کنند تا «هر آنچه را که» برای سازمان، محصول، خدمات و تیم شما معنی می‌دهد را شناسایی کنید.

کار پژوهشگران UX این است که اطلاعات بدست آمده از تحقیق را به صورت واضح، دقیق، توصیفی و توصیه‌های عملی بنویسند. با این حال اگر تیم و ذینفعان، با بخشی از راه‌های شناسایی توصیه‌های عملی آشنایی نداشته باشند، ممکن است در برابر تغییرات در آینده مقاومت کنند.

برای جلوگیری از تکرارهای بعدی، از ذینفعان بخواهید تا شناسایی کنند که «اکنون چه کاری» را باید انجام دهند (این روش به عنوان «توصیه‌های عملی» نیز نامیده می‌شود). با همکاری هم، شما قادر به شناسایی بینش‌ها و کسب اطلاعات خواهید بود:

• تاثیر بر کسب و کار و آنچه اکنون باید انجام شود.
• تاثیرات محصول و تغییراتی که ما باید انجام دهیم.
• تاثیر بر افراد و اقداماتی که آنها باید انجام دهند.
• رهبری مشکلات بالقوه و چالش‌ها و راه حل‌های آنها.
• کمک به حل مشکلات و شناسایی بهترین راه حل ها.

مشارکت کنندگان و تیم می‌توانند یافته‌های خود را در پایان یک جلسه تجزیه و تحلیل مشترک هم بیان کنند.

اگر تصمیم بگیرید که فعالیت‌ها را تقسیم کنید و جلسه‌ای را برگزار کنید که در آن، تنها تمرکز بر روی توصیه‌های قابل اجرا باشد، فرمت زیر را در نظر بگیرید:

• به طور خلاصه و با درنظرگرفتن 7-5 یافته اصلی از مطالعه صحبت کنید (اگر این مرحله به صورت جدا از جلسه تجزیه و تحلیل و یا با سایر سهامداران انجام شود نتایج بهتری حاصل می‌شود).
• افراد را به چند تیم تقسیم کنید و از آنها بخواهید تا به صورت همزمان روی پیداکردن یک مشکل تمرکز کنند.
• از آنها بخواهید تا یافته‌های خود از راه‌هایی را که امتحان می‌کنند را لیست کنند.
• یک نفر را در هر گروه مسئول کنید تا یافته‌ها را به تیم منتقل کند.
• از یک یا دو متقاضی نهایی بخواهید که کل مطالعه را همراه با روش ها، یافته‌ها و توصیه‌ها به صورت خلاصه بیان کند.

بعدها، شما می‌توانید چند کارگاه مشابه داشته باشید؛ این گونه است که شما می‌توانید به بخش‌های مختلف از یک سازمان متصل شوید.

UX سریع در عمل

یک نمونه‌ی عالی از یک روش تحقیق FAST UX در عمل، پروژه‌ای است که ما برای استخدام نیرو در یک اداره دولتی در مرکز بریتانیا انجام دادیم. هدف نهایی این پروژه، شناسایی نیازهای کاربر برای طراحی یک سیستم پیچیده داخلی بود.

در ابتدا، این یک پروژه بسیار چالش برانگیز بود زیرا:

• هیچ زمانی برای مطالعه و شناخت در مورد بخش یا مشتری وجود نداشت.
  معمولا، حداقل یک یا دو هفته طول می‌کشد تا مشتری، نیازها، نظرات، فشارهای داخلی و چالش‌ها را بشناسیم. برای این پروژه، ما مجبور شدیم روز دوشنبه با تیمی که هرگز آنها را ملاقات نکرده بودیم، در یک ساختمان در ناحیه‌ای که اطلاعات کمی در مورد آن می‌دانستیم و هرگز در آن کار نکرده بودیم، مشغول به همکاری شویم. این پروژه در روز جمعه پایان یافت.
• این سیستم بسیار پیچیده بود و به تحقیقات زیادی احتیاج داشت.
  سیستم داخلی و ماهیت کار، بسیار پیچیده بود؛ دراین مورد برای جمع آوری داده ها، حداقل چند روش تحقیق مورد نیاز است.
• این اولین بار بود که تیم تحقیق، با یک محقق UX کار می‌کرد.
  ذینفعان عمدتا متخصص فناوری اطلاعات بودند. با این حال، ما خوش شانس بودیم که آنها بسیار مشتاق بودند که در این پروژه شرکت کرده و دستی در آن داشته باشند.
• در دسترس بودن متقاضیان.
  مانند بسیاری از پروژه‌های دیگر، همه سهامداران بسیار گرفتار بودند زیرا همه‌ی کارهای خود را در کنار مسئولیت‌هایی که در پروژه داشتند، انجام می‌دادند. با این وجود، ما کار را به اتمام رساندیم، حتی اگر لازم بود که از زمان نهار خوردن و استراحت خود کم کنیم.
• فشار و چالش‌های داخلی وجود داشت.
  همانند هر گروه و سازمان بزرگ، فشارها و چالش‌های داخلی، در کار ما نیز وجود داشت. ما از وجود بعضی از آنها آگاه بودیم (به عنوان مثال سیستم‌های موروثی، سرعت یا تغییر آهسته)، اما بعضی از آنها به صورت ناگهانی و غافلگیر کننده رخ می‌دادند.
• ما مجبور بودیم کار را با تیم‌هایی که در خارج از سازمان قرار داشتند، هماهنگ کنیم.
  یک چالش دیگر این بود که، ما نیاز به همکاری و هماهنگی با تیم‌هایی داشتیم که در خارج از سازمان و در بخش دیگری از انگلستان بودند.

با وجود تمام این چالش ها، این یکی از لذت بخش‌ترین پروژه‌هایی بود که ما در آن کار کردیم و علت این رضایت و احساس خوب این بود که، به کمک روش FAST، همکاری نزدیک و صمیمانه‌ای بین اعضای تیم برقرار بود.

تعداد روز‌های این پروژه شامل:

• 1 روز برای شروع جلسه و شناخت تیم.
• 5 روز برای پرسش‌های کتبی و شناخت اعضای تیم داخلی.
• نیم روز برای یک کارگاه همکاری، و
• 1 روز برای تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری از نتایج بدست آمده.

در این فرآیند، داده‌هایی که از 20 کارمند، 16 ساعت مشاهدات، 300 عکس و حدود 100 صفحه یادداشت بدست آمد، جمع آوری شد. در این قسمت، یک نمونه عالی از کاری که مدت زمان انجام آن، سه هفته پیش بینی شده بود ذکر شده است که در آن، زمان تحقیق به مدت 5 روز کاهش می‌یابد. مهمتر از همه این است که، مردم در مورد روند کار، واقعا هیجان زده بودند.

در زیر، چگونگی انجام این کار با استفاده از یک روش تحقیق FAST UX بیان شده است:

تمرکز

در ابتدای این پروژه، دو مؤسسه‌ی معتبر مشخص کردند که تمرکز و هدف تحقیق چیست. نقش ما در این پروژه، عمدتا کمک به اولویت بندی اهداف، بررسی پرسش‌های تحقیق و بررسی امکان سنجی است. به همین علت ما به طور گروهی، پرسش‌ها را پرسیدیم. گاهی اوقات با بیان مثال‌هایی از پروژه‌های قبلی یا گزینه‌هایی که به تنظیم رویکرد ما کمک می‌کرد، روی پروژه متمرکز می شدیم.

در حالی که ما راهنمای مربوط به بحث اصلی را برای پرسش‌های کتبی و جلسات مرتبط با آن نوشتیم، با تیم اصلی نیز گفتگو کردیم و کار طراحی کارگاه همکاری با کاربران داخلی این سیستم را به صورت مشترک انجام دادیم.

مراجعه کردن

در طی این کارگاه، یک نفر از ذینفعان، نیمی از جلسات را مدیریت کرد و با مرور یادداشت‌ها و مطالب قبلی، با شرکت کنندگان ارتباط نزدیک برقرار کرد. این یک موفقیت بزرگ برای تیم بود زیرا ذینفعان احساس می‌کردند که دیدگاه بهتری برای تلاش‌های خود در مورد مدرن کردن بخش کاری و مسئولیت‌های خود دارند.

خلاصه کردن

بلافاصله پس از اتمام این کارگاه آموزشی، ما به همراه ذینفعان، یک نشست 30 دقیقه‌ای برگزار کردیم و آنها را به صورت خلاصه از مشاهدات خود آگاه ساختیم.

با توجه به نتایج سوالات کتبی و کارگاه ایجاد همکاری، ما توانستیم 60 نمونه از مسائل و مشکلات سیستم داخلی را (با توجه به ادغام، عملکرد و قابلیت استفاده) شناسایی کنیم، که همه از 6 نتیجه‌ی سطح بالا دریافت شده اند.

ترجمه کردن

بعدها، طی جلسات متعدد با تیم، در مورد این که چگونه هر یک از این شش یافته‌ی اصلی ما، به تغییر یا پیوستن به یک بخش، سیستم داخلی و همچنین همکاری با سایر ادارات تبدیل شده است، بحث نمودیم.

زمانی که ما مجبور شدیم در یکی دیگر از ادارات دولتی انگلیس، جلسه ای در مورد کارمان برگزار کنیم، تیم ما کاملا هماهنگ بود و توانستیم با ذینفعان در مورد روند و پیشرفت کار خود صحبت کنیم.

کار نهایی ما این بود که تمامی یافته‌ها و نتایج از گزارش تحقیق را مستند کنیم. تولید این مستندات به عنوان یک مخزن دانش، برای ما امری ضروری بود زیرا ما مجبور بودیم به طور همزمان بر روی پروژه‌های دیگر نیز کار کنیم.

با یک رویکرد سنتی تر، این پروژه می‌توانست به راحتی به مدت 3 هفته طول بکشد. مهمتر از همه، سرعت درک فشارها و چالش‌های فردی و تیمی، کلید موفقیت سیستم بود. بدون در نظر گرفتن رویکرد مشارکتی، نمی‌توانستیم در زمان اختصاص یافته، پروژه را به اتمام برسانیم.

رویکرد FAST UX، باعث ایجاد یک همکاری شدید و قوی و یک حس مشترک در جهت پیشرفت شد. همه‌ی افرادی که به کوتاه شدن زمان پروژه کمک می‌کردند در مورد فرآیند تحقیق UX، حس هیجان را به وجود آورده بودند.

آیا شما قبلا این کار را آزمایش کرده اید؟

در حالی که پژوهش UX روز به روز محبوب تر می‌شود، روزهایی خواهد رسید که دیگر نیازی به استخدام کارمند نداریم و خودمان به تنهایی کارها را انجام داده و تنها در پایان با سهامداران مشورت می‌کنیم.

تسلط ما بر هنر، به عنوان محققان UX، به معنی جذب دیگران و توضیح روشن و شفاف در مورد کار خود است. رویکرد FAST، یک مدل ساده است که نشان می‌دهد چگونه متقاضیانی که پژوهشگر نیستند، درگیر روند تحقیق می‌شوند. کاهش زمان لازم برای انجام تحقیقات، هم در کوتاه مدت (یعنی خود مطالعه) و هم در دراز مدت (به عنوان مثال با استفاده از نتایج تحقیق)، یک مزیت استراتژیک برای محقق و تیم کسب و کار محسوب می‌شود.

آیا می‌خواهید کارایی خود را بهبود ببخشید و ذینفعان را به کاربران طرفدار تحقیق تبدیل کنید؟