فراتر از ابزار: چطور یک سیستم طراحی می‌تواند کار شما را بهبود بخشد

هنگامی که پروژه‌های دارای پتانسیل زیاد، شکست می‌خورند، معمولا همکاری با آنها نیز از بین می‌رود. ابزارها، مفروضات و فرصت‌ها ممکن است در کنار هم قرار گیرند، اما اگر مردم نتوانند با آنها ارتباط برقرار کنند و یا برای استفاده از آنها به درستی راهنمایی نشوند، حتی بهترین پروژه‌ها نیز دچار لغزش و شکست می‌شوند.

شکست‌های ارتباطی، یک نوع از مشکلات انسانی هستند. بنابراین آنها می‌توانند مسبب ایجاد مشکل شده و باعث احساسات و تمایل به گفتگوهای ناراحت کننده بشوند. مسائل انسانی، انتزاعی هستند. گاهی اوقات، حتی تعریف موضوع نیز کار مشکلی است و اندازه‌گیری میزان پیشرفت هم ممکن است دشوار باشد. به دلیل وجود این ابهام، مردم اغلب به دنبال ابزارهایی برای اصلاح مشکلات هستند، ابزارهایی برای همکاری بهتر، مدیریت وظایف و تحریک افراد برای گفتگو با یکدیگر.

سیستم‌های طراحی، یک نوع ابزار هستند که مردم توسط آنها به دنبال حل مشکلاتی هستند که اساسا باعث شکست در کار و قطع همکاری می‌شوند. معمولا هنگامی که مردم درباره سیستم‌های طراحی صحبت می‌کنند، در واقع آنها مشغول صحبت درباره راهنماهای سبک هستند؛ زیرا این بخش قابل ملاحظه‌ای از کار است. راهنمای سبک، مانند نوک یک کوه یخ است که بالاترین نقطه از سطح دریا می‌باشد و باعث می‌شود، نیروی ثبات بزرگتر در زیر سطح آب که همه چیز را شناور نگه می‌دارد به راحتی نادیده گرفته شود.

در میان نیروهای مهم و نادیده گرفته شده که در پشت راهنمای سبک شما مخفی می‌شوند، کارهایی مانند وظایف داخلی و ایجاد فرهنگ در تیم خود و مشتری وجود دارد. در حقیقت، یک راهنمای سبک فقط یک نقشه از نحوه برخورد افراد است. این اسناد و عملیات، پس از یک پردازش داخلی، به یک فرهنگ تبدیل می‌شود. اگر مراقب نباشید، می‌تواند حتی عادت‌های بد و کارهای ناکارآمد و خسته کننده را تقویت کند.

از آنجا که Shopify(بهترین پلت فرم تجارت الکترونیک است که همه اطلاعات شما را، برای فروش محصولات به صورت آنلاین در رسانه‌های اجتماعی و یا به صورت شخصی نیاز دارد)، راهنمای طراحی برای سیستم‌های طراحی Polaris(یک سیستم طراحی است که به همه کمک می‌کند تا تجربیات خود را به نحوی طراحی کنند که به نظر می‌رسد همه را یک تیم یکسان، طراحی کرده است) را راه اندازی کرده است، بسیاری از سوالاتی که از ما پرسیده می شوند این است که، چگونه شما قادر به تولید محصولاتی هستید که به نظر می‌رسد یکپارچه شده‌اند. این در حالی است که طراحی، استراتژی محتوا و توسعه‌ی رو به پیشرفت، گرد هم می‌آیند تا یک تصویر جامع از چگونگی ساخت یک محصول برای ما ایجاد کنند. در این سؤالات، معمولا فرض می‌شود که ما در حال مبارزه برای پرکردن شکاف میان توسعه دهندگان و طراحان هستیم یا اینکه می‌خواهیم برای ایجاد اتحاد بین رشته های مختلف، معاهده صلح بین آنها برقرار کنیم.

در این مطلب، به برخی از روشهایی که Shopify بر اساس آن، ساختار تیم UX خود را تشکیل می‌دهد و نحوه استفاده ما از روند طراحی راهنمای سبک، برای بازنگری و تقویت رویکرد یکپارچه‌ای که ما از آن طریق به توسعه محصول می‌پردازیم، پرداخته می‌شود. براساس این که شما در قالب یک تیم هستید یا به عنوان یک فرد تنها، با مشتریان مختلف کار می‌کنید، در مورد ساخت یک سیستم برای ایجاد محصول هماهنگ، یکپارچه و به طور اساسی موفقیت آمیز، مشاوره عملی به شما داده می‌شود.

سیستم طراحی در مقابل راهنمای سبک

راهنمای سبک، نقشه سیستم طراحی شما می‌باشد و به کمک آن می‌توانید بسیاری از عناصر مربوط به نحوه برخورد با UX را مشخص کنید. همچنین می‌توانید به فکر طراحی سیستم‌های ساختاری از دارایی‌های ملموس و غیرمستقیم باشید. سیستم طراحی ما، به ما کمک می‌کند که بتوانیم با یکدیگر همکاری داشته باشیم تا یک تجربه عالی برای همه بازرگانان Shopify ایجاد کنیم.

اکثر صنایع، تا حدودی با این مفهوم آشنا هستند. به عنوان مثال، در دنیای سرمایه گذاری، دارایی‌های ملموس چیزهایی مانند: زمین، وسایل نقلیه، تجهیزات، ماشین آلات، مبلمان، موجودی، سهام، اوراق قرضه و پول نقد است و دارایی‌های نامشهود یا “غیر فیزیکی” مانند: اختراع، علائم تجاری، حق رای دادن، حسن نیت و کپی رایت می‌باشد.

در Shopify، سیستم طراحی خود را به صورت ساخته شده از عناصر ملموس و نامرئی در نظر می‌گیریم. مثلا:

عناصر ملموس:

• اعضای تیم
• نقش و مسئولیت‌های مشخص شده
• قطعات محصول
• کیت UI
• قوانین محتوا و بصری
• تحقیق و داده ها

عناصر ناملموس:

• نظرات و پیشنهادات مربوط به کیفیت
• ارتباط بین افراد و تیم ها
• آرزوها در مورد آینده محصول خود
• نمودار مهارت
• هماهنگی بین تیم ها
• فرهنگ UX

بخش بزرگی از کار اولیه ما، ایجاد راهنمای Polaris برای تعیین اینکه کدام یک از این عناصر را می‌توانیم و باید در نقشه خود مشخص کنیم، می‌باشد.

مشکلی که سعی در حل آن دارید را تعریف کنید

اولین قدم برای توجه به آن در طراحی یک سیستم، جایی است که شما امروز در آن هستید. اگر شما یک راهنمای سبک داشته باشید یا نه، اگر شما تولید محصولات و یک تیم UX داشته باشید، شما یک سیستم طراحی دارید که ممکن است ناکارآمد باشد. این واقعیت که افراد در تیم شما با یکدیگر همکاری می‌کنند تا چیزی بسازند، به این معنی است که سیستم طراحی وجود دارد. افرادی که در حال کار با آنها هستید احتمالا پیش‌فرض‌هایی در مورد چگونگی طراحی و ساخت یک محصول دارند که چارچوب سیستم شما هستند.

همانطور که تیم، محصول و حتی پایگاه کاربری ما رشد کرد، سیستم طراحی غیر استانداردی که ما از آن استفاده می‌کردیم نیز پیشرفت کرد. ما همچنین محصول اصلی خود را مجددا طراحی کردیم و می‌دانستیم که بدون رویکرد طراحی مجدد در مورد سیستم، هماهنگ کردن تمام تیم‌ها و تغییراتی که باید با یکدیگر هم راستا شوند، بسیار سخت خواهد بود. این‌ها بعضی از مشکلاتی بودند که ما را به سمت بازنویسی و مستند سازی سیستم طراحی سوق دادند.

ساخت مجدد یک سیستم طراحی و اسناد و مدارک برای رسمیت دادن به آن، یک سرمایه گذاری بزرگ است. قبل از شروع، از خود و سهامداران بپرسید:

• سیستم امروز ما چگونه کار می‌کند؟
• به کمک مستند سازی سیستم، چه چیزی دریافت می‌شود یا از دست می‌رود؟
• مشکلات کلیدی که در سیستم طراحی دقیق تر، برطرف می‌شوند چه هستند؟

فهرست عناصر ملموس و غیر ملموس

تهیه‌ی فهرستی از عناصر ملموس و غیرمترقبه‌ی موجود در سیستم، به شما کمک خواهد کرد که بزرگترین شکاف در نحوه عملکرد تیم خود را مشخص کنید. این فهرست همچنین به فرآیندهای موجود و مستندات اشاره دارد که باید روشن، ساده و تصفیه شده باشند.

ایجاد یک فهرست می‌تواند یک فعالیت بی نظیر باشد که شما را در مورد اینکه چگونه افراد، در حال حاضر کار خود را انجام می‌دهند به تفکر وامی دارد.

• چگونه همه می‌دانند که چه کاری باید انجام دهند؟
• پیش‌فرض‌هایی که مردم در مورد چگونگی طراحی و ساخت محصولات انجام می‌دهند چیست؟
• چه منابع و مستند سازی‌هایی در حال حاضر وجود دارد؟
• چگونه مردم متوجه می‌شوند که آنها هم تراز شده اند؟
• چگونه رشته‌های مختلف در حال همکاری با یکدیگر هستند؟

ما دریافتیم که تیم‌های مختلف، کارهای خود را به شیوه‌های مختلف انجام می‌دهند و مستندات خود را برای تعریف فرآیندها و نظرات، به صورت موازی و هم راستا با یکدیگر ایجاد می‌کنند. به عنوان مثال، تیم استراتژی محتوا-محصول و تیمی که مسئولیت نوشتن و نگهداری راهنما را به عهده دارند، هر دو، مصنوعات مربوط به استانداردهای محتوا را ایجاد کرده‌اند. در برخی موارد، این اسناد با یکدیگر هم تراز شده و در موارد دیگر، تداخل پیدا کرده بودند. این اتفاق، به یک فرصت خوب برای پیدا کردن شکاف بین آنها منجر شد و باعث همکاری آنها برای تعریف مستندات محتوای جامع شد. ممکن است بدون ایجاد فهرست، ما نتوانیم این شکاف را شناسایی کنیم.

سیستم طراحی که شما ایجاد می‌کنید و مستنداتی که برای آن آماده می‌نمایید، منعکس کننده و تقویت کننده هرگونه فرض و تعصب در نحوه کار شما خواهد بود.

نگاهی به رویکرد چند رشتهای

یک سیستم طراحی، به طور ذاتی در مورد چگونگی ایجاد، ساخت و حفظ تجربه کاربر محصول شما است. نکته بسیار مهم برای عملی کردن این کار، داشتن اسناد واضح (مانند راهنمای سبک) برای طراحی قطعات مختلف سیستم شما می‌باشد. برای اکثر شرکتها، تلاش لازم برای انجام این کار، خیلی بیشتر از یک پروژه جانبی است و به چندین نفر نیاز داشته تا آنها را مدیریت و نگهداری کنند. بسته به اندازه شرکت و پیچیدگی سیستم شما، تعداد افراد می‌تواند یک (اگر شما یک نفر هستید و به تنهایی کار می‌کنید) و یا ده‌ها تن از مردم باشد. نکته مهم این است که یک نفر یا گروهی از افراد، در ایجاد و تأیید سیستم طراحی مسئول و متضرر هستند. اگر این سیستم منفعت‌زا باشد، همه افراد سود می‌برند و اگر سیستم باعث ضرر بشود، همه متضرر خواهند شد.

اگر می‌خواهید محصولات جامعی که استفاده از آنها آسان بوده و کاربران به راحتی با آن ارتباط برقرار می‌کنند را ایجاد کنید، سیستم طراحی شما باید با مهارت‌های گسترده UX مجهز شود. به عنوان مثال، اگر در تیم خود یک استراتژیست محتوا نداشته باشید یا حداقل از فردی که به نحوه کارکرد محتوا در رابط کاربری علاقه داشته و در این زمینه تجربه دارد، استفاده نکنید، این احتمال وجود دارد که رابط‌های ساخته شده بر روی چارچوب سیستم شما، قدرت نفوذ کامل خود را از دست بدهند. اگر شما یک تیم UX چند رشته‌ای ندارید، برای اینکه بتوانید ابعاد مختلفی را در نظر بگیرید مهم است که یک تیم قدرتمند، برای طراحی یک تجربه کاربر خوب تشکیل بدهید.

تمرین UX ما شامل چهار رشته است: طراحی، توسعه فوری، تحقیق و استراتژی محتوا. از آنجا که ما تعریف کرده‌ایم که دیدگاه های UX ما بیشتر در تیم‌های محصول اهمیت دارد، مطمئنیم که آنها در سیستم ما به خوبی نمایان هستند.

اگر شما از یک نقطه نظر جامع به UX نگاه کنید، ویژگی چند رشته‌ای در سیستم طراحی شما منعکس خواهد شد. اگر کارمند یک شرکت هستید یا بخش خاصی از تجربه کاربر را طراحی می‌کنید، نظرات و دیدگاه‌های شما در سیستم‌هایی که طراحی، ایجاد و مستند می‌شوند، منعکس خواهد شد.

رویکرد چند جانبه Shopify به توسعه محصول، در چگونگی ادغام قطعات هنگام طراحی محصول، به وضوح به چشم می‌خورد. هدف ما این بود که افراد در هنگام کد نویسی برای طراحی محصول، از تکه کدهای آماده استفاده کنند. همچنین دسترسی مردم به قوانین قابلیت استفاده و استاندارد محتوای هر جزء، مسئله‌ای حیاتی و ضروری است.

هنگامی که مردم، منطق تصمیم گیری‌ها برای طراحی را درک می‌کنند، آنها قادر خواهند بود که تجارب بهتر برای ذینفعان را ایجاد کنند. اگر بخواهیم راهنمای سبک ما یک نقشه برای سیستم طراحی ما و منعکس کننده راه ما باشد، داشتن این اطلاعات اساسی است. ما بر این باوریم که یک محصول باید در Shopify ساخته شود.

توانایی ما برای ساخت یک سیستم طراحی و راهنمای سبک (که راهکار چند رشته‌ای ما را بهبود بخشیده و یکی از راه‌های اصلی ایجاد تجربیات بزرگ کاربر است)، بستگی به جمع آوری یک تیم قدرتمند دارد که هر کدام از افراد تیم، در یکی از زمینه‌های UX مهارت داشته باشند. ما همچنین در مورد برخی از راهکارها، با همکاران به توافق رسیدیم تا به این وسیله، همکاری و هماهنگی در بین رشته‌های مختلف توسعه پیدا کرده و با هم متحد و یکپارچه بشوند. این امر برای تیم‌های بزرگ یک امر مهم و ضروری می‌باشد. اگر شما با یک تیم کوچک کار می‌کنید، بعضی از این موارد ممکن است به صورت ناگهانی و پیش بینی نشده اتفاق بیفتد:

* مردم را تشویق کنید که مطابق قوانین حرکت کنند. طراحان و توسعه دهندگان پیشرفته به نوشتن و استراتژیست‌های محتوا به طراحی تشویق می‌شوند. اما در کل، همه افراد به سمت کد نویسی هدایت می‌شوند. بنابراین از این کار که نقش‌های UX را بین افراد گروه تقسیم کنید اجتناب نمایید.

* برگزاری جلسات انضباطی، انتقادات و برنامه‌ریزی برای پروژه را به صورت دوره‌ای انجام دهید. متذکر شوید که همه اعضای تیم در قبال توسعه تجربه کاربر پاسخگو هستند.

* رهبران تیم را از رشته‌های مختلف گزینش کنید و به آنها قدرت کامل و یکسان بدهید.

* همه افراد، از جمله رهبران تیم ها، باید توانایی انجام کارهای مختلفی که در راستای پیشبرد اهداف، توسط اعضای تیم انجام می‌شود را داشته باشند. در راه اندازی Polaris، این به  معنی این است که هر کس در تیم، وظیفه‌ی ارائه تفاوت ها، بررسی تقاضای درخواست تغییرات کد و ویرایش محتوا از نظر نشانه گذاری را بررسی می‌نماید.

ساخت نقشه شما

ایجاد مستندات برای سیستم طراحی شما می‌تواند کارآمد باشد، اما هنگامی که هدف خود را تعریف و موجودی سیستم خود را ایجاد و تجزیه و تحلیل کردید، یک تیم قوی و چند رشته‌ای را جمع آوری کنید. یکی از نتایج ارزشمند ایجاد مستندات، یافتن یک راه عالی برای پیاده سازی افکار و ایده‌های شما است.

در Polaris، بخش عمده‌ای از اسناد جدید ما در مورد قطعات بود. استراتژیست‌های محتوا، یک الگو ایجاد کرده‌اند که مشخصه‌های محتوای مختلف (که تیم اعتقاد دارد برای ایجاد مستندات در مورد هر یک از اجزای مهم کار، مفید است) را تعیین می‌کند. سپس همه اعضای تیم کمک می‌کنند تا این اسناد نوشته شوند. هدف از این کار، این نبوده است که مسئولیت‌های نوشتاری هرکس به اشتراک گذاشته شود، بلکه این بوده است که هر کس در تیم، از زبان به عنوان راهی برای فکر کردن استفاده کند و برای این کار از ابزار، قابلیت‌ها و بهترین شیوه‌های UX برای هر مولفه کمک بگیرد.

یکی از زمینه‌هایی که ما افراد را به همکاری در آن تشویق کردیم، استفاده از ابزارهایی بود که در دسترس افراد مختلف از رشته‌ها و تیم‌های مختلف بود. در Shopify پیش فرض‌ها بر بازکردن و مشاهده مستقیم است. بنابراین، ما به همه کارمندان شرکت اجازه دسترسی به پیش نویس خود را دادیم و مردم را تشویق کردیم تا نظرات، ویرایش‌ها و مشارکت‌های خود را به آن اضافه کنند. سیستم های طراحی، مربوط به افراد در خارج از محدوده UX است و به طیف گسترده‌ای از مردم فرصت ارائه بازخورد می‌دهد که این کار، یک راه مهم برای اطمینان از این است که مفروضات ما به چالش کشیده شده و به شدت مورد آزمایش قرار گرفته اند.

راهنمای سبک به شما کمک می‌کند تا سیستمی روشن و واضح ایجاد کنید و مردم را در مسیری مشخص حرکت دهید. این راه برای ایجاد مستندات و گرفتن تصمیمات درست در مورد رسیدن به خواسته هایتان می‌باشد. همچنین ما را آگاه می‌کند که چگونه افراد از این روش استفاده کرده و تشخیص می‌دهند که این موضوع مربوط به آنها است یا نه؟

در پایان

ساخت یک سیستم طراحی و اسناد و مدارکی که آن را تعریف می‌کند، می‌تواند فرصتی برای بازنگری در مورد نحوه دستیابی به UX باشد، یا اینکه می‌تواند ما را مغرور کرده و مشکلات موجود را تقویت کند. خواه ما در یک شرکت بزرگ در حال کار باشیم و یا اینکه در تلاش برای طراحی  یک محصول که توسط مشتری سفارش داده شده، باشیم.

راه اندازی راهنمای سبک Polaris، تنها نتیجه قابل توجه برای بسیاری از تفکرات عمیق و کار در رشته‌های مختلف و بسیاری از تیم‌های مختلف می‌باشد. کار طولانی و سختی است که قبل از راه اندازی باید انجام شود و بعد از آن هم، در پس زمینه‌ی کارها ادامه خواهد داشت. تعداد زیادی از مردم با هم کار می‌کنند تا بازگو کنند که چگونه محصولات را تولید کرده و چگونه آموخته‌های خود را مستند می‌کنند.

راهنمای سبک، یک نقشه است و می‌تواند شما را هدایت کرده و راه را به شما نشان دهد. اما اینکه شما کجا هستید و چه کسی شما را همراهی می‌کند، به شما بستگی دارد.